Egencia(R), ein Unternehmen der Expedia, Inc., veröffentlicht heute
die Ergebnisse ihrer „Globalen Kosteneinsparungsstudie 2011“ und
verrät damit einige bewährte Verfahrensweisen und Strategien für
Travel Manager, um steigende Kosten für Geschäftsreisen bei Flügen
und Hotels zu umgehen bzw. zu vermeiden.

„In den schwierigen Zeiten von heute sehen wir mehr denn je, wie
dringend Unternehmen unser Fachwissen und die richtigen Instrumente
zur Optimierung und Überwachung von Ausgaben für Dienstreisen
brauchen“, so Christophe Pingard, Senior-Vizepräsident von Egencia
EMEA und APAC. „Dies war auch der Anstoss für die globalen
Neuentwicklungen, wie zum Beispiel das Flugpreis-Benchmark Instrument
und die Suche nach flexiblen Flugdaten.“

In einer globalen Umfrage mit 348 Geschäftsreisemanagern gaben 95
Prozent der Befragten an, dass es für den Erfolg ihres Reiseprogramms
2011 wichtig bzw. unumgänglich ist, dass die Geschäftsreisenden
bestimmte Richtlinien einhalten. Geschieht dies nicht, entgehen den
Unternehmen unter Umständen beachtliche Einsparungsmöglichkeiten, was
sich bei den Kosten durchaus bemerkbar machen kann. Für die Befragten
sind Buchungen, welche weit genug im Voraus getätigt wurden ein
wichtiger Punkt in den Reiserichtlinien, der von den
Geschäftsreisenden oftmals nicht eingehalten wird (68 Prozent).
Weitere Beispiele, bei welchen den Befragten zufolge wiederholt die
Richtlinien nicht eingehalten werden, sind:

– Buchung nicht bevorzugter Leistungsträger bzw. Nichtbeachtung
des niedrigsten verfügbaren Preises bei Buchung (42 Prozent)

– Buchung teurerer Hotelzimmer (32 Prozent)

– Buchung nicht bevorzugter Hotels (30 Prozent)

Um die reisenden Mitarbeiter zur Einhaltung der Firmenrichtlinien
für Geschäftsreisen zu bewegen, kommunizieren 50 Prozent der
Befragten Änderungen dieser pro aktiv im Unternehmen. 16 Prozent
informieren Neuerungen der Richtlinien einmal im Quartal und 11
Prozent lediglich jährlich. Vier Prozent kommunizieren keine
Aktualisierung der Reiserichtlinien. Ausserdem gaben 77 Prozent der
Befragten an, dass sie keine Anreize zur Einhaltung der
Firmenrichtlinien bei Geschäftsreisen bieten.

Laut einer aktuellen Studie von Egencia und der NBTA
Foundation[1] können Unternehmen durch sorgfältig konzipierte und
konsequent durchgesetzte Richtlinien für Geschäftsreisen eine
jährliche Reisekosteneinsparung um mindestens 45 Prozent erzielen.

Auf die Frage, wie sie die Genehmigungen für Reisekosten in ihrem
Unternehmen regeln, gaben 56 Prozent der Befragten an, dass sie ein
Autorisierungssystem haben, mit dem Reisen vor Antritt genehmigt oder
abgelehnt werden. 37 Prozent identifizieren Mitarbeiter, die ohne
Genehmigung reisen und thematisieren dies direkt mit ihnen. 36
Prozent teilen den Abteilungsleitern ein spezielles Reisebudget zu,
das diese in Eigenverantwortung managen dürfen.

Zusätzlich zu einer strikten Durchsetzung von Richtlinien sollten
Unternehmen aktiv Kosteneinsparungsstrategien und bewährte
Verfahrensweisen anwenden, um ein erfolgreiches
Geschäftsreiseprogramm zu gewährleisten. 55 % der Befragten geben an,
dass die strikte Buchung des niedrigsten verfügbaren Preises die
wirksamste Kosteneinsparungstaktik ist. Ausserdem identifizierten die
Befragten noch folgende Strategien zur Kosteneinsparung:
Erforderliche Genehmigung vor Reiseantritt (51 Prozent), Buchung von
Hotels, welche Zusatzleistungen vergünstigt bzw. inklusive anbieten
(47 Prozent), Nutzung kettenunabhängiger Hotels (25 Prozent) und eine
Klausel zur –Last Room Availability–, die Verfügbarkeit zu
Vertragskonditionen garantiert, bis das letzte Zimmer, egal welcher
Kategorie, belegt ist (17 Prozent).

Geschäftsreisemanager konzentrieren sich immer mehr darauf, in
Verträgen mit Hotels Zusatzleistungen oder bessere Rahmenbedingungen
auszuhandeln. 49 Prozent der Befragten gaben an, dass sie diese
Taktik anwenden, um den voraussichtlichen Preiserhöhungen für
Hotelübernachtungen im kommenden Jahr entgegenzuwirken.

„Unsere Account Management Teams identifizieren pro aktiv neue
Flug- und Hotelangebote für unsere Kunden und helfen so bei der
Maximierung der Einsparungen“, erklärt Florian Storp, Managing
Director, Egencia Deutschland. „Programme wie die Egencia Preferred
Rates bieten bei grossen Partnerhotels Zusatzleistungen inklusive
(Frühstück, Wi-Fi) oder spezifische Bedingungen, wie z.B. die
Stornierung bis zum letzten Tag. So vermeiden Unternehmen erhebliche
Zusatzkosten und können gleichzeitig die Flexibilität, Zufriedenheit
und den Komfort der Mitarbeiter auf Geschäftsreise gewährleisten.“

Die Mehrheit der Befragten (57 Prozent) gab an, dass sie in ihrer
Kommunikation zu den Geschäftsreiserichtlinien nicht an Vorzüge oder
Zusatzleistungen von Hotels erinnern, die bei der Preisverhandlung
berücksichtigt wurden. Hier wird eine wichtige Gelegenheit verpasst,
denn die gezielte Information der Mitarbeiter über die Verfügbarkeit
solcher Vorzüge kann die Wahrscheinlichkeit, dass sie diese Angebote
mit ihren Zusatzleistungen nutzen, deutlich erhöhen.

Die Befragten konzentrierten sich bei ihren Vertragsverhandlungen
mit Hotels vor allem auf Extras wie kostenloses Frühstück (56
Prozent), kostenloses Wi-Fi (55 Prozent), kostenloses Parken (39
Prozent), Stornierung bis zum letzten Tag (36 Prozent) sowie –Last
Room Availability– (24 Prozent).

Nähere Einblicke in die Egencia Strategien zur Kosteneinsparung
2011 sowie europäische spezifische Zahlen stellen wir gerne auf
Anfrage zur Verfügung.

Über Egencia, ein Unternehmen der Expedia, Inc.

Egencia ist das fünftgrösste Reisemanagement-Unternehmen der
Welt. Als Teil der Expedia, Inc. , dem weltweit grössten
Reisemarktplatz, verschafft Egencia Unternehmen mit integrierten
Geschäftsreise-Serviceleistungen einen Vorteil. Dank der
Branchenkenntnis von Egencia werden starke Ergebnisse erzielt, echte
Vorteile, die sich wirklich bemerkbar machen. Durch die Kombination
eines starken Offline- und Online-Services hat Egencia ein komplettes
Geschäftsreiseprogramm, das von globaler Marktkenntnis und einer
herausragenden Technologieplattform unterstützt wird.

Weitere Informationen finden Sie unter http://www.egencia.de

Egencia und das Egencia-Logo sind eingetragene Warenzeichen oder
Warenzeichen von Expedia, Inc. in den USA und/oder in anderen
Ländern. Alle anderen in diesem Artikel aufgeführten Logos bzw.
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2083922-50

[1] Corporate Travel Policy: Benchmarking and Insight, Egencia
and National Business Traveler Association (NBTA) Foundation, August
2010.

Pressekontakt:
Weitere Informationen (nur für die Presse): RaphaëlleBoissicat, EU
Egencia Corporate Communications Manager,
+33-1-73-01-01-47,r.boissicat@egencia.com

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